Aujourd'hui, les producteurs d’impression et de courrier sont confrontés à une tâche de plus en plus ardue lorsqu'il s'agit de maintenir leur conformité réglementaire. Il est impératif d'assurer une intégrité supérieure de l'impression et du courrier ainsi que la sécurité des données, mais aussi de veiller à ce que des contrôles de processus standardisés et documentés soient en place.

Les services de santé, la finance, le gouvernement et d'autres industries fortement réglementées exigent des expéditeurs de courrier qu'ils soient particulièrement vigilants en ce qui concerne le contrôle de leurs processus. Que vous soyez producteur de courrier interne ou prestataire de service, les violations de conformité peuvent entraîner de lourdes amendes et nuire à votre image de marque. En prenant le temps de développer, de mettre en place et de suivre un processus de conformité - avec une piste d'audit claire à l’appui - vous vous assurez que votre entreprise est conforme à toutes les réglementations pertinentes de votre industrie et vous protégez l'intégrité de vos données client.

Il n’y a pas de demi-mesures lorsqu’il s’agit d’assurer une véritable conformité

Les activités d'impression et de courrier reçoivent généralement des exigences de conformité de leurs parties prenantes. La gestion et le maintien de ces exigences sont souvent source de coûts élevés. Les améliorations technologiques, la prise en compte du contrôle manuel de la qualité et même la formation sont autant de dépenses liées aux exigences des audits et au coût plus élevé de la conformité. Cependant, les entreprises doivent aussi préserver leur productivité quotidienne.

Elles ne peuvent pas se permettre d’être inactives dans ce domaine. Par exemple, si vous êtes fournisseur de service, la non-conformité aux règlementations peut constituer une rupture de contrat et entraîner la perte de clients. La conformité va au-delà d’une simple mise en œuvre de la technologie. Les États-Unis et l'Union européenne imposent différentes réglementations et en cas de non-respect les sanctions sont sévères. Mais qu'il s'agisse de se conformer à une réglementation américaine comme la loi HIPPA concernant la santé et l’assurance maladie ou à une réglementation européenne comme le RGPD, les solutions à elles seules ne suffisent pas ; la réponse doit être plus globale. À tous les niveaux, les employés ont besoin de connaissances en matière de conformité, avec une infrastructure à l’échelle de l'entreprise qui reflète et répond à tous les besoins de conformité. En outre, toute solution de conformité doit pouvoir suivre, signaler et documenter de manière continue la façon dont vous respectez ces réglementations. Les entreprises peuvent ainsi revenir des mois ou des années en arrière et défendre leurs normes de conformité dans le cadre d’une situation particulière.

Les demi-mesures dans le domaine de la conformité ne garantissent pas une intégrité totale. Les solutions ponctuelles comme l'ajout de personnel au contrôle de la qualité n'élimineront pas les risques potentiels. Elles pourraient augmenter le niveau de risque. Si l'erreur est humaine, plus vous ajoutez de personnes à votre flux de travail, plus vous avez de chances de commettre des erreurs simples. Les processus manuels de contrôle de la qualité ne sont ni mesurables ni reproductibles, ce sont tous des demi-mesures qui peuvent mener à des manquements à l'intégrité, à des problèmes d’audit et à une baisse de productivité.

À quoi ressemble la non-conformité

Toutes les actions exécutées à chaque étape tactique du cycle de vie d'un pli - composition, impression, mise sous pli, tri - doivent faire partie de l'écosystème de conformité. Il doit y avoir une piste d’audit claire durant le processus, à la fois pour offrir aux utilisateurs une visibilité et une preuve de responsabilité de bout en bout, mais aussi pour assurer la tranquillité d'esprit qu’offre le processus achevé de création et de distribution d'un pli de A à Z - et lorsque ce n’est pas le cas, pour déterminer et corriger ce qui a précisément fait échouer le processus.

Prenons l’exemple d’un prestataire de service qui vient d’acheter une nouvelle mise sous pli. L'entreprise souhaitait disposer de la technologie de mise sous pli la plus récente pour pouvoir mettre sous enveloppe rapidement et avec précision une note explicative sur les avantages qu’elle offre.

Que se passe-t-il si l'opérateur de la mise sous pli tente de corriger manuellement un arrêt et met accidentellement une page de la note explicative des avantages d'un patient dans l'enveloppe destinée à un autre patient ?  Que vous soyez aux États-Unis ou dans l'UE, cela constitue une violation majeure de la loi HIPAA et du RGPD et entraînerait de lourdes sanctions financières.

Les entreprises doivent disposer d'un ensemble d'outils et de processus pour s'assurer que certaines tâches, qu'elles soient automatisées ou manuelles, ont été effectuées. Dans l’idéal, ce processus devrait être entièrement automatisé pour éliminer tout risque d'erreur humaine.  Même lorsqu'une partie seulement de l'écosystème de l'impression et du courrier est exposée à des risques, cela peut entraîner des problèmes de non-conformité. La chaîne de traçabilité d'un pli n'est aussi solide que son maillon le plus faible.

Des solutions globales pour les activités de tous les jours

Les producteurs de courrier internes doivent s'assurer que les bons documents parviennent aux bons destinataires, en particulier dans les secteurs hautement réglementés. Un document égaré peut entraîner des sanctions financières importantes et nuire à la réputation d’une entreprise. L'optimisation du cycle de vie d’un pli de bout en bout, en tenant compte de la conformité et en s'assurant que tous les équipements d'impression, de mise sous pli, de tri et d'expédition produisent une qualité et une intégrité élevées, est essentielle pour l'entreprise.

De plus, les prestataires de service s’exposent à des amendes ou risquent de ternir leur réputation si les documents client qu'ils remettent aux services postaux de leur choix ne parviennent pas à leur destination finale, et ce en parfait état. Les entreprises doivent éliminer ce type d'erreur pour opérer avec un haut degré d'intégrité. Lorsque cette intégrité n'est pas parfaite, vos clients peuvent perdre confiance dans vos capacités de traitement et vous risquez de perdre des affaires.

Pour rester vigilantes et maintenir leur conformité réglementaire, les opérations d'impression et de courrier ont besoin d’être agiles et collaboratives. En améliorant les solutions et les flux de travail existants, les entreprises peuvent créer un flux de travail véritablement conforme aux réglementations en vigueur.

BlueCrest travaille avec vous pour s'assurer que votre entreprise dispose de la bonne technologie et des bons processus pour

garantir un écosystème de conformité et de visibilité. Ces outils ou solutions n'ont pas besoin d'être neufs ; nous travaillons également avec nos clients pour compléter leurs solutions existantes afin de mieux répondre aux besoins réglementaires - de la composition à l'impression, à la mise sous pli et au tri d'un pli afin d’assurer une piste d’audit de bout en bout. 

Nos solutions logicielles peuvent vous aider à simplifier votre conformité, à ajouter l'intégrité à vos opérations d'impression et de courrier et à fournir une preuve de vos processus. Vous ne savez pas par où commencer ?  Nos solutions d’ingénierie et nos services de distribution peuvent aider les entreprises à développer des solutions d'audit individualisées pour leur permettre de prouver leur conformité et sécuriser les données de leurs clients.