Aperçu

Lorsque vous produisez plus d'un million de plis par jour, dont bon nombre sont des relevés d'états financiers et d'états de santé à caractère très sensible, vous devez les traiter sans la moindre erreur, sans exception.

Basé en Caroline du Sud, le groupe PCI est leader dans l'industrie de la livraison de documents depuis sa création en 1970. La croissance rapide, les nouvelles réglementations postales et les exigences accrues en matière de sécurité et de conformité ont créé de nouveaux défis, et PCI avait besoin d'une solution technologique qui aiderait l'entreprise à maintenir son avantage concurrentiel. La société BlueCrest™ a fourni une grande partie de la technologie de base et du soutien pour la solution actuelle, et PCI a donc engagé BlueCrest Global Services pour l’aider à soutenir sa transition technologique en coordination avec BlueCrest Solutions Engineering.

Les activités de PCI se développaient rapidement. La société venait de conquérir un très gros client qui allait presque tripler son chiffre d'affaires. En l'espace de quelques mois seulement, l'entreprise était en pleine mutation. Dans le même temps, les nouvelles réglementations postales avaient créé une énorme demande en envois de relevés à pages multiples et de documents plus complexes, et les anciens systèmes de PCI n'étaient pas en mesure d’étendre leurs capacités.

La conformité et la sécurité étaient également des préoccupations majeures. À mesure que le groupe PCI étendait son leadership dans les secteurs de la santé, des assurances et d'autres industries réglementées, il avait besoin d'une solution qui assurerait une intégrité totale, 100 % du temps. Chaque document devant être mis sous pli avait besoin d’être vérifié et validé.

Solution

L'équipe PCI s'est réjouie que Global Services se soit engagé rapidement et ait compris son environnement de production exigeant. Selon Perry Fernandes, vice-président des opérations, « l’équipe Pitney Bowes* était là dès le premier jour et a compris que nous étions soumis à un accord de niveau de service (SLA) 24 heures sur 24, avec des exigences de conformité strictes. Nous avions beaucoup de choses en jeu, et l’équipe a apprécié l’importance des enjeux. »

L'équipe Solutions Engineering a validé la conception de la solution tandis que Global Services a travaillé avec PCI pour développer un plan complet pour l'installation et le soutien. Le passage de l'ancienne technologie d'alimentation de feuilles à la solution de bobine à bobine mise à jour a constitué un nouveau territoire pour de nombreux membres de l'équipe PCI, et les équipes Solutions Engineering et Global Services ont offert une formation et un soutien complets et personnalisés.

« La formation des opérateurs et des managers était importante » déclare Chris Kropac, président et copropriétaire de PCI. « Pitney Bowes* a formé mes superviseurs également - l'équipe tout entière en réalité. C'était une pièce essentielle du puzzle. »

PCI a également été en mesure de raccourcir le remplacement d’anciens équipements par de nouveaux et le démarrage pleinement opérationnel des nouveaux systèmes. « Nous sommes passés d'une solution d’alimentation de feuilles à une solution de bobine à bobine en un jour et demi environ » explique M. Kropac. « Cela n'aurait pas été possible sans l'aide de l'équipe des services. »

Lorsque la nouvelle solution est devenue pleinement opérationnelle, l'équipe Solutions Engineering a fourni un consultant pour aider PCI à utiliser l'analyse afin d’améliorer la performance du système. Les indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'efficacité des machines, les scores des opérateurs et les arrêts des machines ont été régulièrement revus avec l'équipe de direction de PCI, ce qui a permis à celle-ci d'acquérir les connaissances nécessaires pour améliorer la performance du système de manière continue.

Global Services a également fourni à PCI un modèle de support personnalisé pour assurer une transition en douceur. Ce programme de « services partagés » combinait la maintenance, le remplacement progressif des pièces et les réparations avec la formation des opérateurs sur place pour aider l'équipe PCI à résoudre les problèmes et à entretenir sa nouvelle solution. 

Avantages

Interrogé sur le rôle joué par Pitney Bowes* Services dans l'évolution technologique de PCI, Fernandes est clair. « La société Pitney Bowes* a été un partenaire formidable pour nous. Elle a fourni l'expertise, les consultations et la formation dont nous avions besoin et nous a guidés tout au long du processus de migration technologique », dit-il. « Sans cette équipe, nous ne serions pas dans le marché vertical dans lequel nous sommes aujourd'hui. Elle nous a sans nul doute aidés à devenir plus rentables. »

L'engagement continu en matière d'analyse peut donner les meilleurs résultats au fil du temps. Une fois ses données de base établies, PCI peut surveiller tous les aspects de la performance de sa solution et les ajuster pour une amélioration continue.

Selon Chris Kropac, l'analyse lui permet de planifier plus efficacement les charges de travail et tirer le meilleur parti de ses machines et de son équipe.

« Les équipes Global Services et Solutions Engineering nous fournissent un excellent service qui nous aide à comprendre nos analyses des ateliers de production. Et cela est vital car une amélioration de 10 % de mon temps de fonctionnement représente un volume énorme. »

PCI continue de croître à un rythme rapide. Le siège social de l'entreprise, en Caroline du Sud, a atteint sa pleine capacité, et l'entreprise a récemment ouvert une nouvelle installation de 63 000 pieds carrés à Dallas. Kropac estime que PCI peut soutenir une croissance de 15 à 20 %, en partie grâce à son partenariat technologique et de service avec BlueCrest.

*se référant aux services maintenant fournis par BlueCrest.